Lo que dice el teléfono, escrito. Los mensajes con el filete verde son míos; los demás, de quien me escribe.
Un paciente nuevo se agenda solo, a las once de la noche
Lo llevo paso a paso: servicio, profesional, fecha, hora y los datos que tú decidas pedirle. Al final, la cita ya está en tu agenda.
Ningún paso es fijo: si tienes una sola sede o un solo profesional para ese servicio, lo asigno en silencio y no se lo pregunto.
- Disponibilidad real: solo ofrezco horas libres según la agenda del profesional y la duración del servicio.
- Datos a tu medida: nombre, documento, correo, EPS. Tú defines cuáles se piden y cuáles son opcionales.
- Confirmación completa: cierro con tu dirección y tu propio mensaje de indicaciones.
Hola, quisiera pedir una cita
¡Hola! 😊 ¿Qué servicio deseas?
1️⃣ Valoración odontológica
2️⃣ Limpieza dental
3️⃣ Control de ortodoncia
4️⃣ Blanqueamiento
Responde con el número de la opción 👇
2
¿Con quién te gustaría la cita? 😊
1️⃣ Dra. Marcela Ríos
2️⃣ Dr. Andrés Peña
3️⃣ Cualquiera
Responde con el número de la opción 👇
1
¡Perfecto! 😊 ¿Para qué fecha te gustaría? 📅
el jueves
Perfecto 😊 ¿A qué hora te gustaría la cita? ⏰
Atendemos de 8:00 a 12:00 y de 14:00 a 18:00
a las 3 de la tarde
¡Perfecto! 😊 ¿Me confirmas tu nombre por favor?
Laura Gómez
¿Cuál es tu número de documento? (solo números)
1015447892
¿Cuál es tu correo electrónico? 📧
laura.gomez@gmail.com
Perfecto Laura Gómez 😊 tenemos disponibilidad el Jueves 13 de agosto a las 15:00 para Limpieza dental.
¿Confirmamos la cita? (sí / no)
Sí
¡Listo! 🎉 Tu cita quedó confirmada para el Jueves 13 de agosto a las 15:00.
📍 Calle 10 #43-25, Consultorio 402, Medellín
Recuerda llegar 10 minutos antes y traer tu documento.
Al paciente que ya conoces, no le vuelvo a pedir nada
Reconozco el número, recupero los datos guardados y salto directo a lo que falta. La segunda cita se agenda en tres mensajes.
Los datos se piden una sola vez en la vida del paciente, aunque agende diez veces o cambie de servicio.
- Ficha guardada: nombre, documento y correo no se vuelven a preguntar nunca.
- Entiendo "el próximo martes a las 9": saco fecha y hora del mismo mensaje y me salto los pasos.
- Consulta sus citas: el paciente puede preguntar cuándo tiene la próxima, cuando quiera.
Hola, necesito agendar el control de ortodoncia
¡Hola Laura! 😊 ¿Con quién te gustaría la cita?
1️⃣ Dra. Marcela Ríos
2️⃣ Dr. Andrés Peña
3️⃣ Cualquiera
Responde con el número de la opción 👇
1
¡Perfecto! 😊 ¿Para qué fecha te gustaría? 📅
el próximo martes a las 9 de la mañana
Perfecto Laura Gómez 😊 tenemos disponibilidad el Martes 18 de agosto a las 09:00 para Control de ortodoncia.
¿Confirmamos la cita? (sí / no)
Sí
¡Listo! 🎉 Tu cita quedó confirmada para el Martes 18 de agosto a las 09:00.
📍 Calle 10 #43-25, Consultorio 402, Medellín
Recuerda llegar 10 minutos antes y traer tu documento.
El recordatorio que llena la silla que ibas a perder
Antes de la cita le escribo al paciente con tres botones: confirmar, reagendar o cancelar. Nadie del equipo tiene que acordarse.
Un paciente que cancela con un día de anticipación te devuelve una hora vendible. Uno que simplemente no llega, no.
- Sale solo: sin listas, sin recordatorios en el celular de la recepción.
- Tres botones, cero fricción: el paciente responde con un toque, sin escribir nada.
- Reagenda desde el mismo mensaje: si no puede, entra directo al flujo de cambio de fecha.
Hola Laura 👋 Te recuerdo tu cita de mañana:
📅 Jueves 13 de agosto · 3:00 PM
🦷 Limpieza dental con la Dra. Marcela Ríos
📍 Calle 10 #43-25, Consultorio 402
¿La confirmas?
✅ Confirmar🔄 Reagendar❌ Cancelar✅ Confirmar
¡Gracias Laura! 🎉 Te esperamos mañana a las 3:00 PM.
Recuerda llegar 10 minutos antes y traer tu documento.
Reagendar deja de ser una cadena de mensajes
El paciente elige la cita, le muestro los horarios que de verdad quedan libres y hago el cambio. Tu recepción ni se entera.
La cita anterior se mantiene activa hasta que la nueva quede confirmada. Nunca hay un momento en que el paciente se quede sin cita.
- Solo horarios reales: valido agenda, duración del servicio y los bloqueos del profesional.
- La cita vieja se libera sola en cuanto la nueva se confirma.
- El espacio vuelve al mercado: otro paciente puede tomarlo de inmediato.
Necesito mover mi cita del jueves
Claro 😊 Esta es tu cita agendada:
1️⃣ Jueves 13 de agosto a las 15:00 - Limpieza dental
2️⃣ No reagendar ninguna
¿Cuál deseas reagendar? Responde con el número 👇
1
¿Para qué nueva fecha te gustaría? 📅
el viernes en la mañana
El viernes 14 tengo disponible ⏰
• 8:30 AM
• 9:15 AM
• 11:00 AM
¿Cuál prefieres?
9:15
Confirmo el cambio 📅
Antes: Jueves 13 de agosto · 15:00
Ahora: Viernes 14 de agosto · 09:15
Limpieza dental con la Dra. Marcela Ríos
¿Confirmamos? (sí / no)
Sí
¡Listo! 🎉 Tu cita quedó reagendada para el Viernes 14 de agosto a las 09:15.
El horario del jueves ya quedó libre para otro paciente.
Cancelar sin llamar, y con las reglas que tú pones
El paciente ve sus citas, elige cuál cancelar y confirma. Tú decides con cuánta anticipación se le permite hacerlo solo.
Si intenta cancelar por fuera de la ventana que definiste, no lo dejo y lo dirijo a tu equipo.
- Ventana de cancelación configurable: desde 60 minutos hasta lo que tu consultorio necesite.
- Confirmación explícita: nadie cancela una cita por error al escribir un número.
- Queda registrado: fecha, hora y quién la canceló, para cuando haya que revisarlo.
Quiero cancelar mi cita
Tienes estas citas agendadas 📅
1️⃣ Viernes 14 de agosto a las 09:15 - Limpieza dental
2️⃣ Martes 18 de agosto a las 09:00 - Control de ortodoncia
3️⃣ No cancelar ninguna
¿Cuál cita deseas cancelar? Responde con el número 👇
1
¿Me confirmas que deseas cancelar tu cita del Viernes 14 de agosto a las 09:15 para Limpieza dental?
Responde "sí" para confirmar o "no" para mantener tu cita.
Sí
¡Listo! Cancelé tu cita del Viernes 14 de agosto a las 09:15 para Limpieza dental.
Si necesitas agendar otra cita, solo dímelo 😊
Si no lo sé, no lo invento: te lo pregunto a ti
Cuando la consulta no está cubierta por la información de tu consultorio, le aviso al paciente que la estoy validando y te la paso a tu WhatsApp con un botón.
Esta pantalla alterna entre dos conversaciones: la del paciente y la del panel de administración. Es el mismo número de WhatsApp para las dos.
- Nunca improviso: lo que no está en tu información te lo paso a ti. En salud eso no es negociable.
- Respondes una vez desde tu WhatsApp y yo se la hago llegar al paciente citando su pregunta.
- Te propongo guardarla: dos botones, y esa respuesta queda como pregunta frecuente oficial.
¿Ustedes atienden con Sura o solo particular?
Déjame validar esa información con el equipo 😊
En cuanto la tenga te escribo por aquí.
- Panel · Sonrisa Viva
Al mismo tiempo, en el WhatsApp de la dirección del consultorio
🤖 Consulta sin respuesta
📱 573001234567
🕐 2026-08-05 21:34
👤 Camilo Restrepo
💬 ¿Ustedes atienden con Sura o solo particular?
Responde a este mensaje y le hago llegar tu respuesta al usuario.
💬 Responder✅ Ya lo atendí🔙 Volver💬 Responder
💬 Responder al usuario
Pregunta:
¿Ustedes atienden con Sura o solo particular?
Escribe la respuesta y yo se la envío.
Sí, atendemos Sura con orden de servicio. También Sanitas y particular.
✅ Respuesta enviada al cliente y escalamiento cerrado.
- Sonrisa Viva Odontología
Y esto le llega al paciente, en el mismo chat donde preguntó
Hola 👋 Te respondo tu consulta:
¿Ustedes atienden con Sura o solo particular?
Sí, atendemos Sura con orden de servicio. También Sanitas y particular.
Si necesitas algo más, escríbeme cuando quieras 😊
- Panel · Sonrisa Viva
De vuelta en el panel: quiero aprender de lo que acabas de responder
💡 ¿Quieres que guarde esta consulta como pregunta frecuente? Así la respondo yo la próxima vez.
❓ Pregunta:
¿Atienden con Sura o solo de forma particular?
💬 Respuesta:
Sí, atendemos Sura con orden de servicio. También Sanitas y particular.
✅ Sí, agregar❌ No agregar✅ Sí, agregar
✅ Pregunta frecuente agregada. Ya la uso para responderle a tus clientes.
La segunda vez, ya la contesto yo
Misma pregunta, otro paciente, otro día. Ahora respondo en segundos con tus palabras y sigo con la cita, sin interrumpir a nadie.
Cada consulta que respondes una vez deja de llegarte para siempre. Memorizo más respuestas con el uso.
- Respuesta inmediata, con exactamente el texto que tú escribiste.
- Sigo el hilo: resuelvo la duda y encadeno con el agendamiento sin cortar la conversación.
- Cero interrupciones: tu equipo solo ve lo que de verdad es nuevo.
Buenas, ¿ustedes atienden Sura?
¡Hola! 😊 Sí, atendemos Sura con orden de servicio. También Sanitas y particular.
¿Quieres que te agende una cita?
Sí, para una valoración
¡Perfecto! 😊 ¿Para qué fecha te gustaría? 📅
el lunes a primera hora
Perfecto 😊 tenemos disponibilidad el Lunes 17 de agosto a las 08:00 para Valoración odontológica.
¿Confirmamos la cita? (sí / no)